社内文書の管理は以下の4つに注意すれば安全！

退職時は企業データ漏洩が被害が最も大きい分野です。Biscomの調査によると従業員の4分の1以上が退職時にデータを盗み、その中には個人的な感情から悪意を持って重要なファイルを削除してしまう人もいるそうです。そうなった場合会社の経済的損失は甚大です。

今年1月四川省江油市の印刷会社の従業員が会社に不満を抱き退職時激怒して会社のコンピューターのデータをすべて削除。これらの情報には継続的な取引だけでなく新旧の複数の顧客情報も含まれていました。

ファイル削除後同社の責任者はコンピュータ専門家やデータ会社に連絡し、地元警察署も技術部隊を派遣したが最終的に復元できたのは2万4000件のファイルディレクトリのみで、その中のデータはすべて失われてしましました。

その後担当者はこの事件によって生じた損害は数万から数十万に及ぶと推定しており、同社は法的手段によって権利を保護したいと考えていたが、従業員がファイルを削除したという直接的な証拠が不足していたため一般の人々に公開することはできなかった。治安機関は告訴せず終りを迎えました。

この種のインシデントは、実はいくつかの文書管理方法を使用することで完全に回避可能です。

Hupu（弊社連携サプライヤー）では、ViaDocを使用して、制御、早期警告、修復、トレーサビリティの4つの主要なポイントに基づいたドキュメントライフサイクルセキュリティ管理および制御システムを構築し企業の機密情報とデータ資産の安全性と制御性を確保しています。

NO.01管理と制御-権限の細かい分割

ViaDocは企業全体の状況から特定のファイルに至るまで、コピー、エクスポート、印刷、ダウンロード、プレビュー、変更、削除など20種類以上の権限を備えた洗練されたアクセス権管理を提供し、ウォーターマーク設定、ウォーターマーク情報をサポートします。プレビュー、印刷、エクスポート、読み取り専用PDFのときに、ユーザーIP、アカウント番号、時刻などを添付できます。

NO.02早期警告-ファイル異常リマインダー

通常の状況では退職した従業員が会社のファイルを密かにダウンロードした場合、会社はそれについて何も知らないか、証拠がありません。

ViaDocには早期警告機能があるため状況はまったく異なります。重要なフォルダーに注意を払うことをサポートします。これらのフォルダーに新しいファイルが生成、変更、削除、またはダウンロードされると、リアルタイムにリマインダーメッセージが表示されます。

また、全ファイルのトラフィック監視機能も備えており、ファイルのアップロードおよびダウンロードのトラフィックをリアルタイムに確認できるため、管理者は異常な動作をタイムリーに検知できます。

NO.03修復-バックエンド制御管理

あらゆる予防措置を講じたにもかかわらずデータ侵害が依然として発生した場合、ViaDocは一連の是正措置を提供することが可能です。

たとえば、従業員の退職書類が適切に引き継がれなかった場合、管理者はワンクリックでアカウントを無効にし、ワンクリックですべてのファイルを新しい同僚に引き継ぎスムーズな業務移行を確保できます。

前述のようにファイルが削除された場合管理者はViaDocバックグラウンドを通じて自動的にファイルを復元できます。

退職した従業員が外部リンクを通じて重要なファイルを共有していた場合、管理者はこれらのファイルのアクセス許可をバックグラウンドで変更したり、リンクを直接閉じて機密情報が他人に閲覧されないようにすることもできます。

ファイルを共有する場合ViaDocはリンクの有効期間、パスワード、アクセス許可を設定することもできます。柔軟性が高く、ファイルを安全に管理する際に従業員の効率に影響を与えることなくその効果は市場の類似製品よりも優れています。

NO.04トレーサビリティファイルの操作履歴

安全上のインシデントが発生した後ViaDocは操作ログを通じてオンサイトの状況を明確に復元し、正確な位置特定と説明責任を容易にします。

操作ログには、ログイン、ファイルの新規作成、ダウンロード、削除、公開リンクのオープンなどの操作が記録され企業が法に基づいて権利を守りやすくなります。

制御と早期警告により問題が発生する前に防止でき、修復と追跡により損失を最小限に抑えることができます。ViaDocは、ドキュメントのライフサイクル全体のセキュリティ管理を提供し、企業がデータセキュリティの鉄壁を構築するのに役立ちます。