文档是研发、生产和各种管理活动的真实记录和知识积累，是企业的核心资产之一。由于文档管理工作缺乏专业性，目前很多企业的文档管理普遍存在信息更新不及时、存储方式不合理、敏感数据易泄露等一系列问题，主要表现为以下五点。
NO.01信息越机密，越容易被泄露。
如果重要文件被恶意篡改、删除或泄露，员工流动（如员工离职和工作变动）会给公司造成无法弥补的损失。此外，企业无法发现这些事件，更无法阻止或追踪。
NO.02文件检索困难。
随着公司的发展，文件数量以10 到 100 倍的速度持续增加，并且分散在不同的终端。多年来，查找文件变得异常困难，浪费了大量的时间和人力资源。
NO.03文件版本混乱
在公司运营过程中，一些文件，如合同、报价单等，每天都会重复转发给大量员工。然而，由于缺乏综合管理平台，当这些文件发生变化时很难及时通知到每个人，而公司内部同时流传多个文件版本的现象也扰乱了工作的推进。
NO.04.外包风险
文件与经销商、承运商和供应商等第三方组织合作分发，然后彻底失去控制，很容易从一个地方传播到另一个地方，从而使每个人都能获得公司的机密信息。
NO.05.容易泄露机密信息
无法记录每个员工对哪些文件进行了哪些操作，工作失误后推卸责任的现象严重。机密文件一旦被误删，很难恢复。
这背后是一种更安全的海量数据文件存储和管理方式。为了让用户更容易找到使用文档的方法，ViaDoc整合了应用集成、平台接口等互联网新技术，并融合了先进的文档管理原理，为用户提供最专业、最全面的文档管理解决方案，创造更大的价值。为用户提供最专业、最全面的文档管理解决方案，创造更大价值。
文件集中管理
它支持桌面文档的定期备份，允许分布在各个终端上的文件统一备份，并根据特定目录在公司网络磁盘上进行集中管理。它为下载、修改和删除文件提供 20 多种不同的访问控制权限，可对全体或单个员工进行细粒度分配，并允许在因恶意修改而删除文件后随时恢复。每位员工的操作行为都会被详细记录，便于跟踪。
灵活的共享方式
共享协作非常有用，可以实现文件发布、评估、下载、修改、变更和存档的标准化规范流程，在修改文件时，旧版本会自动保存，新版本会实时同步到每个目的地。如果几个人同时编辑同一个文件，后者在显示冲突后将不允许修改。该系统提供智能融合搜索功能，通过输入标签、关键字或文档名称即可快速识别文档，省时省力。
文件安全交换
文件可以向外部发送，有发送和回复权限、有效期、访问密码和接收电子邮件的设置，如果单个文件被访问超过 100 次，链接就会被破坏，禁止下载的文件也会被下载。当文件被退回时，可以首先对病毒进行消毒，以防止互联网病毒在内部网上传播。
企业的良好发展需要建立在高效的文档管理之上，在信息技术飞速发展的今天，相互通用的ViaDoc是企业解决文档管理难题的一个不错选择。
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